807 rue Baker, Nelson, C.-B., V1L 4J8
250-352-3516
direction@afko.ca

L’AFKO recrute un.e responsable de la coordination socioculturelle

L’AFKO recrute un.e responsable de la coordination socioculturelle

L’Association des francophones des Kootenays Ouest est à la recherche d’une personne dynamique et enthousiaste pour occuper le poste de responsable de la coordination socioculturelle, basé à Nelson.


Sous la supervision de la direction générale, cette personne sera responsable de la coordination et de la livraison des services et activités de l’organisation. Elle contribuera aussi à l’amélioration des services/activités en analysant les défis rencontrés, en évaluant les résultats et en proposant de nouvelles options.

Ses responsabilités comprendront : 

  • Superviser le travail de la personne responsable des réseaux sociaux
  •  Superviser le travail de la personne responsable de la Page Voilà mensuelle
  • En collaboration avec les ambassadeurs recrutés, organiser une activité et un concert pour la communauté de Castlegar et des soirées 5 à 7 pour les communautés de Rossland, Kaslo et Revelstoke.
  • En octobre, contacter les bibliothèques et les écoles francophones pour connaître leur besoin en livres en français et effectuer les échanges de matériel (Castlegar, Kaslo, Revelstoke, Rossland et Nakusp). En mars préparer la tournée d’échange pour avril.
  • Organiser un atelier écolo et deux activités sociales dans le centre.
  • Organiser et assurer la promotion des 5 à 7 mensuels de Nelson.
  • Organiser le Repas des Fêtes
  • Organiser la conception et la vente de biscuits annuelle avant les vacances des fêtes.
  • Mettre à jour le site internet hebdomadairement et son calendrier
  • Organiser le grand spectacle annuel AFKO FAIT SON SHOW présenté en mars 2022.
  • Assurer le bon déroulement de l’émission radio Méli-Mélo (horaires, balados etc.)
  • Continuer le travail de développement de nouveaux partenaires régionaux pour les activités, la promotion et les commandites.
  • Assurer le suivi hebdomadaire de la base de données
  • Maintenir et développer de nouveaux partenaires de la carte de membres.
  • Accueil lors des heures d’ouverture du mardi au vendredi entre 10h et 17h.
  • Effectuer les retours et les emprunts des utilisateurs de la bibliothèque.

Les qualifications et compétences requises sont 

  • Diplôme collégial ou universitaire est un atout
  • Minimum d’une année d’expérience dans un rôle de coordination de projets;
  • Une expérience au sein d’un organisme à but non lucratif
  • Capacité démontrée à motiver des équipes, de façon directe et indirecte
  • Être  organisé,  autonome, avoir  le sens de l’initiative  et être en mesure de travailler à la fois seul ou en équipe;
  • Bonne connaissance en informatique et en média sociaux;
  • Très  bonne capacité  en communication  et en développement  d’outils promotionnels et en campagne de promotion;
  • Leadership, autonomie, bon sens de l’organisation et des responsabilités;
  • Facilité à travailler avec plusieurs équipes de travail;
  • Bonne  capacité  de coordination  et de suivi entre  différents projets et différentes cibles de résultats.
  • En mesure de travailler sous pression et en dehors des heures normales de travail
  • Parfaitement bilingue et détenir d’excellentes aptitudes en communication orale et écrite, en français et en anglais

Il s’agit d’un poste à temps partiel (19 heures par semaine).

Nous offrons :
Entre 18$ et 20$ de l’heure selon l’expérience.
10 jours fériés de la Colombie-Britannique.

Un montant de 500$ pour couvrir des frais de santé

Entrevue dans la semaine du 20 au 24 septembre 2021

Entrée en fonction : 27 septembre 2021
Candidature (CV et lettre d’intérêt) à faire parvenir en français

avant le 17 septembre 2021, par courriel à :
Lyne Chartier, directrice générale

direction@afko.ca

PLUS DE DÉTAILS:

OFFRE D’EMPLOI : COORDINATION SOCIO-CULTURELLE
Dès le 27 septembre 2021 (période d’essai 27 sept. 2021 au 31 mars 2022)

DESCRIPTION DE TÂCHES

  • Sous la supervision de la direction générale, la coordinatrice socioculturelle est responsable de la coordination et de la livraison des services et activités de l’organisation. Elle contribue aussi à l’amélioration des services/activités en analysant les défis rencontrés, en évaluant les résultats et en proposant de nouvelles options.
    Cet emploi est en présentiel, soit au centre 807 rue Baker à Nelson. Les règles sanitaires suivent celles de la Province.
    Missions :
    Superviser le travail de la personne responsable des réseaux sociaux
  • Superviser le travail de la personne responsable de la Page Voilà mensuelle
  • En collaboration avec les ambassadeurs recrutés, organiser une activité et un concert pour la communauté de Castlegar et des soirées 5 à 7 pour les communautés de Rossland, Kaslo et Revelstoke.
  • En octobre,contacter les bibliothèques et les écoles francophones pour connaître leur besoin en livres en français et effectuer les échanges de matériel (Castlegar, Kaslo, Revelstoke, Rossland et Nakusp). En mars préparer la tournée d’échange de livres pour avril.
  • Organiser un atelier écolo et deux activités sociales (ex:échange de vêtements, soirée Scrabble)) dans le centre.
  • Organiser et assurer la promotion des 5 à 7 mensuels de Nelson.
  • Organiser le Repas des Fêtes
  • Organiser la conception et la vente de biscuits annuelle avant les vacances des fêtes.
  • Mettre à jour le site internet hebdomadairement et son calendrier
  • Organiser le grand spectacle annuel AFKO FAIT SON SHOW présenté en mars 2022.
  • Assurer le bon déroulement de l’émission radio Méli-Mélo (horaires, balados etc.)
  • Continuer le travail de développement de nouveaux partenaires régionaux pour les activités, la promotion et les commandites.
  • Assurer le suivi hebdomadaire de la base de données (nouveaux membres, renouvellements.)
  • Maintenir et développer de nouveaux partenaires pour les rabais de la carte de membres.
  • Accueil lors des heures d’ouverture du mardi au vendredi entre 10h et 17h.
  • Effectuer les retours et les emprunts des utilisateurs de la bibliothèque.

Les tâches se définissent comme suit, les pourcentages sont à titre indicatif.

Accueil lors des heures d’ouverture : 5% variable

Lorsqu’il n’y a pas d’employé.e temporaire au poste de réception et accueil des membres au centre communautaire de l’AFKO, cette tâche est majoritairement la responsabilité de la personne à la coordination socioculturelle. Cependant, il est entendu que la direction générale devra s’y adonner une fois par semaine, ou plus, lorsque la charge de travail de la coordination socioculturelle le requiert. Les deux employé.es devront s’entendre sur l’horaire d’accueil lors de leur réunion d’équipe.


Création et planification : 10 % du temps

La coordination socioculturelle collabore à l’amélioration des services/activités en participant au développement de nouvelles idées et concepts visant à accroître la qualité, l’efficience et la visibilité des services et activités de l’organisation. En outre, le poste appuie activement la direction générale dans la planification des opérations. En ce sens, il ou elle doit :

  • Identifier et suggérer des opportunités et options pour enrichir et améliorer les services et activités ;
  • Analyser et répondre aux besoins en matière d’activités et d’événements ;
  • Mettre en place un processus d’évaluation continu pour assurer l’atteinte des objectifs, réviser les services/activités et poursuivre leur amélioration.

Prestation des services et organisation d’événements : 75 % du temps

La coordination socio-culturelle organise activement et assure la prestation de chaque service et activité en collaborant avec les bénévoles assignés, au besoin. Pour ce faire, il ou elle doit :

  • Informer le public sur les différents services et assurer la livraison appropriée de chaque service demandé/requis (page Voilà, infolettre, bulletin) ;
  • Planifier, organiser et exécuter plusieurs activités et événements simultanément et en assurer le suivi ;
  • Lorsque requis, élaborer la programmation des activités et événements et/ou assurer la mise en œuvre de leur logistique ;
    S’il y a lieu, coordonner et assurer la gestion des différents comités de travail
    (comité des différents projets/services/activités) ;
  • S’assurer que chaque projet/service/activité atteint ses cibles dans le respect
    des budgets et des échéanciers selon les directives de la direction générale ;
  • Encadrer les efforts et assurer le suivi de la participation des bénévoles et autres intervenants à chaque activité et événement ;
  • Rechercher et maintenir des commandites et des partenariats pour les différentes activités de l’AFKO ;
  • Coordonner et animer les réunions des différents comités et en tenir les comptes rendus;
  • Participer aux divers projets de communications ainsi qu’à l’élaboration des différents outils marketing et coordonner la production du matériel de promotion : affiches – programmes – lettres d’invitation et de remerciements – plan de visibilité (Site Web – Facebook – Journaux – autres) ;
  • Assurer la rédaction d’un rapport final après chaque activité ;
  • Effectuer les tâches administratives nécessaires à la bonne gestion des opérations, au développement et au maintien d’archives cohérentes pour chaque service/activité/événement ;
  • Gestion et supervision de la bibliothèque (savoir enregistrer emprunts et retours des livres; comment rentrer des nouveaux membres dans le logiciel; savoir comment rentrer des nouveaux livres; commander des livres et savoir rendre l’offre attractive) ;
  • Organiser une levée de fonds annuelle hors programmation. La coordination socioculturelle obtiendra un pourcentage de 5 % du revenu brut ;
  • La coordination socioculturelle supervise le bon déroulement de Méli-Mélo.

Développement de la capacité organisationnelle: 15% du temps

La coordination socioculturelle soutient la direction générale dans ses initiatives de développement de la capacité organisationnelle en recrutant de nouveaux bénévoles, en assurant l’animation et la formation des bénévoles et en fournissant du soutien logistique aux activités de financement.


Volet Ressources humaines et bénévoles

– Création d’un comité bénévole et mise en place des stratégies présentées dans le document en annexe nommé Comité bénévole

– Processus de recrutement et de sélection des bénévoles

  • Recruter activement de nouveaux bénévoles à l’aide d’outils promotionnels, de kiosques ou en sollicitant directement des candidats potentiels.
  • Mise en place d’un document collaboratif à mettre à jour régulièrement pour une gestion plus efficace des bénévoles (p. ex. Google Agenda)

-Intégration, formation et encadrement des bénévoles

  • Accueillir les nouveaux bénévoles.
  • Informer les bénévoles de leur affectation et de tout élément utile à leur intégration dans l’organisation.
  • Soutenir chaque bénévole dans l’exercice de ses responsabilités et l’exécution de ses tâches.
  • Offrir de la formation.

-Reconnaissance et fidélisation des bénévoles

  • Reconnaître la contribution quotidienne des bénévoles et favoriser le rayonnement de leur engagement.
  • Organiser des activités visant la reconnaissance des bénévoles au sein de l’organisme.
  • Former les personnes en stage et les employés temporaires sur l’accueil des membres et le fonctionnement de base du système de bibliothèque et informatique.

Perfectionnement professionnel
Tenir à jour ses connaissances et ses habiletés en matière de gestion de bénévoles.

Volet Financement
-Selon les besoins de la direction générale, collabore à la préparation de la documentation en lien avec les sollicitations de dons, les commandites et les demandes de financement ;
-Partage, avec la direction générale, les suivis de reconnaissance et de visibilité
accordés aux donateurs, commanditaires et partenaires ;
-Soutien la direction générale dans le déploiement des activités de sollicitation
et commandite.

Qualifications

  • Diplôme collégial ou universitaire est un atout
  • Minimum d’une année d’expérience dans un rôle de coordination de projets;
  • Une expérience au sein d’un organisme à but non lucratif
  • Capacité démontrée à motiver des équipes, de façon directe et indirecte
  • Être organisé, autonome, avoir le sens de l’initiative et être en mesure de travailler à la fois seul ou en équipe;
  • Bonne connaissance en informatique et en média sociaux;
  • Très bonne capacité en communication et en développement d’outils promotionnels et en campagne de promotion;
  • Leadership, autonomie, bon sens de l’organisation et des responsabilités;
  • Facilité à travailler avec plusieurs équipes de travail;
  • Bonne capacité de coordination et de suivi entre différents projets et différentes cibles de résultats.
  • En mesure de travailler sous pression et en dehors des heures normales de travail
  • Parfaitement bilingue et détenir d’excellentes aptitudes en communication orale et écrite, en français et en anglais

Profil
La coordination socioculturelle devrait posséder des compétences manifestes dans certains ou dans la totalité des domaines suivants :

● Éthique : Bien comprendre les principes d’un comportement et de pratiques administratives socialement acceptables et s’assurer que son propre comportement et le comportement des autres cadrent avec ces normes et s’alignent sur les valeurs de l’organisme.
● Établissement de relations : Établir et entretenir des relations de travail positives avec autrui tant à l’interne qu’à l’externe afin d’atteindre les buts de l’organisme.
● Communication : Savoir écouter, et savoir s’exprimer et écrire de façon claire, réfléchie et en temps opportun en utilisant des outils et des techniques de communication appropriés et efficaces.
● Créativité et innovation : Savoir imaginer des nouveaux services et activités offerts aux membres de la communauté.
● Priorité aux besoins des membres : Prévoir les besoins des membres, les comprendre et y donner suite afin de combler ou d’excéder leurs attentes tout en tenant compte des paramètres établis par l’organisme.
● Organisation : Arrêter des priorités, établir des échéanciers, contrôler les progrès relatifs à l’atteinte d’objectifs, et faire le suivi de détails, de données, d’information et d’activités.
● Résolution de problèmes : Évaluer des situations posant problème en vue de cerner les causes, de rassembler et d’analyser l’information pertinente, de proposer des solutions, et de faire des recommandations et (ou) de régler les problèmes.
● Passion pour la langue française et la promotion de la culture francophone.

CRITÈRES D’ÉVALUATION

  • Ponctualité, diligence et rigueur dans la gestion des projets, respects des objectifs, du budget et des échéanciers
  • Respect, rigueur, doigté, impartialité et empathie dans la formation et la gestion des employés
  • Recrutement, formation, encadrement, respect et rétention des bénévoles
  • Rigueur, respect, empressement, assiduité dans les services aux membres
  • Mise à jour régulière des divers documents de l’AFKO
  • Rigueur et efficacité, dans la préparation, la gestion et la réalisation des activités et fêtes de l’AFKO
  • Maintien d’une image positive de l’AFKO